Aunque la época de pago de impuestos ya pasó, usualmente queda la incertidumbre sobre qué hacer con los papeles. Existen ciertas recomendaciones sobre qué hacer con los documentos que restan de la declaración y por cuánto tiempo mantenerlos guardados.
Usualmente, el tiempo que debes conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registra dicho papel. En general, se debe mantener los registros que respaldan un ítem de ingresos, deducciones o crédito que figura en la declaración de impuestos hasta que se agote el período de limitaciones para la misma.
El período de limitaciones es el período de tiempo en el que se puede modificar la declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el IRS puede cobrar impuestos adicionales. La información refleja los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se consideran presentadas en la fecha de vencimiento.
Se recomienda guardar copias de las declaraciones de impuestos presentadas. De esta manera, ayudan a preparar declaraciones de impuestos futuras y a realizar cálculos si presenta una declaración enmendada.
¿Cuál es el tiempo recomendo?
En la mayoría de los casos, se recomienda mantener las declaraciones de impuestos junto con los documentos que justifican la declaración durante un período de al menos tres años a partir de la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos, lo que ocurra más tarde. Por ejemplo, si presentaste tu declaración de impuestos de 2015 el 1 de febrero de 2016, deberías haber conservado la declaración y los documentos de respaldo hasta al menos el 15 de abril de 2017.
Mantener las declaraciones de impuestos para el período de tres años está vinculado al estatuto de limitaciones del IRS. Según el estatuto, si no presentas un reclamo de un reembolso al que tienes derecho en el momento, generalmente tienes hasta tres años desde la fecha en que se presentó la declaración original o dos años desde la fecha en que se pagó el impuesto, para presentar el reclamo. Del mismo modo, el IRS generalmente tiene solo tres años desde la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la declaración (lo que ocurra más tarde) para evaluar un impuesto adicional si no informó con precisión sus ingresos.
¿Cuáles documentos se deberían guardar por más tiempo?
En algunos casos, es posible que debas conservar sus registros durante más de tres años. Por ejemplo, se deberían guardar los formularios de impuestos para cuentas de jubilación, como IRA, hasta siete años después de que la cuenta se anule por completo. Si presenta un reclamo por pérdida de valores inútiles o deducción de deuda incobrable, debería mantener registros durante siete años. Además, si amortizas, deprecias, compras o vendes una propiedad, deberías conservar los registros de la misma hasta que expire el plazo de prescripción para el año en que se deshaga de la propiedad. Se debe recordar que la propiedad no es solo el terreno o edificios; incluye acciones, equipos de oficina y otros activos.
También es importante tener en cuenta que, en algunos casos, el plazo de prescripción es superior a tres años. Por ejemplo, si omite más de 25% de su ingreso bruto de su declaración, el IRS tiene seis años en lugar de tres para evaluar un impuesto adicional. Además, si presenta una declaración fraudulenta o no la presenta, la ley de prescripción nunca expira.
¿Cómo deshacerte de los documentos?
Antes de deshacerte de tus documentos, asegúrate de no tener que guardarlos para otros fines. Por ejemplo, ciertos acreedores e incluso algunas compañías de seguros pueden exigirte que mantengas registros durante más tiempo que el IRS.
Si decides eliminar los documentos fiscales, asegúrate de destruirlos por completo; las declaraciones de impuestos contienen información confidencial.
¿Cómo organizar los papeles guardados?
Para guardalos de manera más organizada y segura, es recomendable utilizar una caja fuerte a prueba de fuego. Junto a los documentos de impuestos puedes también resguardar testamentos, información legal, fideicomisos, etc. También puedes hacerle saber a alguien de confianza en qué lugar guardas la caja en caso y cómo acceder a ella en caso de emergencia.
En una época con tanta tecnología, puedes aprovecharla disminuyendo el papeleo en casa escaneando los documentos y guardarlos en una “nube”. El IRS acepta copias digitales de documentos siempre que sean legibles. Este método ocupa mucho menos espacio y es más fácil de organizar que una pila de papeles.
