Un conjunto de irregularidades, una auditoría practicada al sistema de control interno de la Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos (DEXEY) de Petróleos de Venezuela S.A. División Oriente, específicamente a las facturas autorizadas por ese despacho y constituyen el comprobante de operaciones de compra de bienes y servicios. Mediante esta modalidad se pagaron fiestas, regalos, comidas y la adquisición de equipos sin la debida justificación.
El análisis dejó en las contrataciones y pagos ejecutados por DEXEY Oriente fallas en la aplicación de las normas y procedimientos, pagos autorizados por servicios recurrentes, facturaciones sin la debida justificación, debilidades en el control y recepción de requerimientos, fraccionamiento para el pago de servicios e inadecuado registro de facturas en el SAP.
La auditora Herlinda Villarroel, quien tuvo la responsabilidad de realizar la evaluación, advirtió acerca de la urgencia de corregir tales irregularidades para evitar incurrir en los supuestos generadores de responsabilidad administrativa establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas (LCP) y en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
La evaluación resaltó, entre otros aspectos detectados, desactualización en los procedimientos internos para el procesamiento de facturas autorizadas, pues no se contempla información detallada sobre el contenido, estructura y condiciones que deben cumplir los documentos exigidos para su tramitación.
Además, alertaron sobre uso excesivo de facturas autorizadas como modalidad de pago por servicios recurrentes, tales como eventos sociales para trabajadores, procura de implementos de seguridad, obsequios institucionales, suministros de comidas, entre otros. En tal sentido, subraya que estos servicios debieron ser planificados y contratados a través de los mecanismos previstos en el LCP y la normativa interna de la corporación.
También se informa de la inexistencia del documento justificativo que sustente las razones que llevaron a hacer la adquisición de la manera señalada, y no a través de la creación de un pedido o por cualquiera de las modalidades de contratación establecidas en la LCP. En razón de esto la auditora alerta pagos irregulares.
Refiere el informe que 100 por ciento de las facturas entregadas y revisadas (42 en total) no mostraron los datos previstos en la norma y las condiciones en las que fueron entregadas, de manera de poder validar que la prestación del servicio.
Igualmente se evidenció un fraccionamiento de pagos en 48 por ciento de los casos observados, lo que significa una evasión de los mecanismos de contratación y del compromiso social de los proveedores, así como omisión de garantías.
Por otra parte, se detectaron irregularidades en el procesamiento de facturas autorizadas para compras de artículos, tales como baterías para gravímetros, cámaras de seguridad, camisas, los cuales fueron registrados indebidamente bajo la denominación de “Agasajos/Eventos”.
La auditora formuló una serie de acciones correctivas y advirtieron a la Unidad de Calidad de Vida de la Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Servicios Logísticos y Gerencia de Finanzas de la DEXEIY, la necesidad de cumplirlas para así fortalecer el sistema de control interno asociado a los procesos de pagos de facturas autorizadas, en la Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos.
Este informe de auditoría que se discutió con el personal de la Unidad de Calidad de Vida de la Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Finanzas, Gerencia de Servicios Logísticos y la Gerencia de Auditoría Interna EyP Oriente, el 23 de octubre 2018, forma parte de los hechos irregulares denunciados por el auditor interno, Diego Nava, quien por advertir de ello a las autoridades de PDVSA, se convirtió en objeto de persecución por parte del régimen de Nicolás Maduro, debiendo huir del país junto a su familia, para preservar su vida[1].
El informe de auditoría
En diciembre de 2018, Rosa Curapiaca, gerente (E) de Auditoría Interna EyP Oriente, suscribió el informe confidencial signado con el serial AIC-EXP-ORI-R-2018-021, relativo a la revisión de facturas autorizadas de la Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimiento Oriente, instancia adscrita a PDVSA Oriente.
Se explica, en primer término, que la auditoría estuvo enmarcada dentro del Plan Operativo Anual 2018 de la Dirección Ejecutiva de Auditoría Interna Corporativa y se dirigió al análisis de las operaciones financieras que se ejecutan en PDVSA para realizar pagos a terceros, bajo la modalidad de procedimientos efectuados para el registro, ejecución y pagos de las Facturas Autorizadas, las cuales son procesadas en el sistema SAP por requerimientos con carácter de “urgencia y/o emergencia”. Tal procedimiento aplica de forma excepcional e individual y debe ser previa y debidamente justificado y aprobado por los niveles de autoridad financiera respectivos.
La Dirección Ejecutiva de Exploración y Estudios Integrados de Yacimientos (DEXEIY), solicitó la evaluación en razón del uso excesivo de este mecanismo de pago durante los años 2015 y 2016, donde se procesaron un total de 436 documentos para adquisición de bienes y servicios en el área de Oriente, con un monto asociado de Bs. 4.547,78 millones.
Se revisaron 42 facturas autorizadas por Bs. 793,49 millones, aun cuando la muestra seleccionada fueron 134 facturas (31 por ciento) por Bs. 921,07 millones, de un universo de 436 documentos con un monto asociado de Bs. 4.547,78 millones, correspondiente a transacciones procesadas y compensadas durante el período 2015-2016.
Se informa que de la muestra seleccionada del universo de facturas autorizadas emitidas ¾134 de436¾ sólo fueron entregados 42 equivalentes al 31 por ciento de los soportes solicitados. Se alegó que el resto de los expedientes no se encuentran archivados físicamente en las oficinas de la DEXEIY Oriente, en Puerto la Cruz, por lo que la evaluación se limitó la revisión y análisis de parte de la muestra indicada (42 facturas).
En el período 2015-2016 la Unidad de Calidad de Vida perteneciente a la Gerencia de RRHH, y la Gerencia de Servicios Logísticos (SSLL) de la DEXEIY Oriente registró y procesó 436 facturas autorizadas, las cuales totalizaron Bs. 4.547,78 millones.
Sin seguir las normas
La auditoría estableció, en primer término, la desactualización e inobservancia de las normas y procedimientos internos en el procesamiento de facturas autorizadas.
Dicha normativa se encuentra en el procedimiento N° FI-PG-CG-0002, el cual establece que los pagos urgentes, fuera de la propuesta de pago, inmediatos o acelerados, aplican de forma excepcional e individual y deben estar plenamente justificados y aprobados por los niveles de autoridad financiera correspondientes dentro de la organización contratante. Agrega la norma que estos documentos serán procesados por el líder corporativo de pagos de la Gerencia Corporativa de Pagos. Esta última es la única instancia responsable para llevar a cabo esta tarea de procesamiento de los pagos urgentes.
En tal sentido, se advirtió que la normativa y los procedimientos aplicables al proceso de adquisición de bienes y servicios bajo la modalidad de facturas autorizadas se encontraban desactualizados, al constatarse en los procedimientos estaban fuera de propuesta, inmediatos o acelerados, no habiendo sido actualizado desde 2004.
Subrayan que no se establece detalladamente cuáles son las condiciones o criterios para realizar el registro de la factura bajo los conceptos establecidos en el Manual de Actividades Sistema SAP, ni se describen los documentos o formatos que deben ser exigidos para procesar el pago de estas facturas.
La auditora determinó que la Gerencia de Finanzas de la DEXEIY no ejecuta el proceso de registro y contabilización de facturas autorizadas en SAP porque no cuenta dentro de su estructura organizativa con la Unidad de Pagos o Cuentas por Pagar. Dicha gerencia se limita al desbloqueo de la documentación en SAP para así tramitar impuestos. A las gerencias contratantes les corresponde realizar las actividades de registro de facturas y generación del documento 19 para procesar pagos en este sistema.
Tal situación evidencia inobservancia de las responsabilidades y funciones establecidas en materia de procesamiento de facturas autorizadas, por parte de las gerencias involucradas, quienes son corresponsables en asegurar la validez y transparencia de estas operaciones. La consecuencia es el uso recurrente e indebido de este mecanismo de compensaciones que se utiliza para realizar pagos no enmarcados dentro de los conceptos establecidos en los procedimientos internos, sin estar debidamente justificados. No se verifica la exactitud y veracidad de los registros de dichas facturas en el sistema SAP, afectando los intereses de PDVSA.
Se advierte que esto pudiera acarrear los supuestos generadores de responsabilidad administrativa, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 91, numerales 1, 7 y 29 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF).
Uso inadecuado de las facturas autorizadas
La auditoría recuerda que los Pagos de Urgencia, Fuera de Propuesta, Inmediatos o Acelerados que se hagan repetitivos en el tiempo, deben dejar de tramitarse como tal y pasar a formar parte de la política regular de pagos de PDVSA y sus filiales.
Agrega que el artículo 2 de la Ley de Contrataciones Públicas (LCP) contempla que las disposiciones establecidas se desarrollarán respetando los principios de economía, planificación, transparencia, eficiencia, y que, a fin de garantizar la oportuna contratación y con base al principio de planificación, los contratantes deberán realizar las actividades previas al proceso de selección señaladas en este decreto.
En tal sentido se advierte que en la evaluación quedó en evidencia que 74 por ciento (31/42) de las facturas procesadas, corresponden a requerimientos de servicios frecuentes, con rangos de entre 2 y 14 veces durante el período 2015-2016, por un total de Bs. 542,37 millones.
Al desagregar, el análisis estableció que 45 por ciento de las facturas fueron procesadas para pagos de servicios de comidas y alquiler de toldos, por un monto total de Bs. 76,38 millones para 14 requerimientos en 2016; 26 por ciento de las facturas corresponden a gastos por servicios para eventos sociales decembrinos realizados en las distintas áreas de Oriente en el año 2016. Estas totalizaron Bs. 216, 99 millones en 8 documentos de pago.
Se señala la factura N° 1900830815 relativa al servicio “Apoyo Logístico para la Integración Social de los Trabajadores y Trabajadoras de la DEXEIY por Bs.23,8 millones y nota de entrega de la empresa Construservicios Delgado F14, C.A. fechada el 4 de noviembre de 2016, que en la descripción dice que la fecha del servicio fue el 1 de diciembre de 2016, es decir, se facturó 27 días antes de su ejecución.
El 13 por ciento de las facturas autorizadas corresponden a procura de equipos de protección personal por Bs. 135 millones. El requerimiento del servicio fue a través de nota de correo del 8 de noviembre de 2016, con fecha posterior a la de las 4 4 facturas emitidas el 4 de noviembre de 2016 por estos conceptos no tipificados en el procedimiento aplicable a este tipo de modalidad.
La auditoría reflejó que 10 por ciento de estos gastos están asociados a compras de obsequios institucionales. Tres facturas por Bs. 78,80 millones; 6 por ciento por dos facturas asociadas a solicitudes de material y refrigerio para acciones de formación y adiestramiento para trabajadores de la DEXEIY realizadas en el año 2016.
Respecto a la factura N° 1900830649 por “Apoyo Logístico Curso de Ambientes Sedimentarios Boca de Uchire”, se observó nota de entrega emitida por Cooperativa HERFAS 968, R.S. sin descripción detallada de lo entregado. Una nota de entrega adicional, sin membrete ni sello del proveedor, por 6 botellas de vino y 6 de botellas de whisky.
La auditora determinó falta de planificación y programación para la procura y contratación de servicios recurrentes y uso indebido de esta modalidad de pago para atender requerimientos no enmarcados en los criterios aplicables para esta modalidad.
Ejecución, registro, aprobación y pagos
Al revisar los soportes de las 42 facturas entregadas para llevar a cabo la auditoría, se estableció, primero, la falta de justificación para realizar pagos mediante facturas autorizadas.
Trece fueron las facturas que, según la auditoría, no estaban debidamente justificadas.
Se determinó que 31 por ciento (13/42) de las facturas revisadas eran por suministros de comidas, obsequios a trabajadores, compras de memorias USB y camisas ejecutivas, que no estaban acompañadas del debido documento justificativo. No se explicó la razón por la cual se recurrió a este procedimiento para realizar estos pagos, ni se especificaron cantidades o descripción precisa de los artículos o servicios solicitados.
El 50 por ciento (21/42) de los expedientes revisados no indicaron detalladamente cuál es la situación que da origen al requerimiento, ni las razones suficientes para la aplicación de este mecanismo de pago.
Se apuntó que no hubo verificación y validación de los soportes de justificación en las solicitudes efectuadas por las organizaciones requirentes. Esto afectó el patrimonio de PDVSA en Bs. 276,37 millones no justificados.
Debilidades en el control
La evaluación encontró que 100 por ciento (42) de las facturas y notas de entrega revisadas no muestran nombre, cargo, indicador, teléfono de la persona que recibió el servicio o material que fue adquirido. Solamente se observaron media firmas y sellos de las Gerencias General, de RRHH y SSLL de la DEXEIY Oriente.
Igualmente, 81 por ciento (34/42) de las facturas que sumaron Bs. 602,08 millones, así como las notas de entrega y cotizaciones revisadas no presentaron información detallada sobre el material o servicio adquirido y/o entregado. Tampoco había soportes de las solicitudes enviadas a los proveedores, a fin de validar la cantidad y tipo de artículos o servicios requeridos.
Tal situación evidenció debilidades y falta de transparencia en el procesamiento de pagos autorizados, realizados para gestionar requerimientos que no cuentan con especificaciones ni cantidades claramente definidas, generando riesgos de desembolsos por servicios y artículos recibidos no acordes con las características requeridas, trayendo como consecuencia afectación del presupuesto de la organización.
Compras de materiales y servicios fraccionadas
Aun cuando la ley prohíbe dividir en varios contratos u órdenes de servicios la ejecución de una misma obra, la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo y evadir u omitir normas, principios, modalidades de selección o requisitos establecidos en esta Ley y su Reglamento, la auditoría evidenció que en 48 por ciento (69/134) de los casos revisados, fueron creadas más de 2 facturas en un mismo día, para un mismo proveedor y bajo una misma categoría o tipo de servicio.
El mayor fraccionamiento ocurrió en la contratación de servicios para eventos sociales (almuerzos navideños) y adquisición de obsequios institucionales por Bs. 368,07 millones y Bs. 513,98 millones, respectivamente.
Por su recurrencia, Tales pagos debieron haber sido planificados y tramitados a través de los mecanismos previstos en la ley y la normativa de PDVSA.
Inadecuado registro y procesamiento
La auditoría detectó que 36 por ciento de las facturas revisadas y entregadas (15/42), relacionadas a la procura de artículos, materiales y pagos de servicios, fueron cargadas en SAP y aprobadas por el NAAF, bajo la categoría “Agasajos/Eventos”, lo cual resultó una adecuada e improcedente la aplicación de este tipo de pago.
La auditoría advirtió que el Manual de Actividades de Sistema SAP para los pagos de facturas autorizadas no contempla las procuras de artículos o materiales.
Por tanto, hubo un inapropiado e inadecuado registro de facturas autorizada al omitirse los procedimientos internos y los criterios para la aplicación de esta modalidad de pago.
